Vacature: Directieassistent (m/v/x)

Functieomschrijving

Dit zoeken we

Jouw opdracht bestaat erin om assistentie en ondersteuning te bieden aan de directeur van Samana op het vlak van organisatie, administratie en financiën.

Concreet :

  • Je zorgt voor een optimale voorbereiding van interne en externe vergaderingen (voorbereiding van dossiers, uitnodigingen en reservaties, opvolging, …).
  • Je waakt over een optimale planning van afspraken en vergaderingen en je beheert met de nodige diplomatie en flexibiliteit de dagelijkse prioriteiten en mogelijke wijzigingen hierin.
  • Je bent de schakel tussen de directeur en zijn interne en externe gesprekspartners; je zorgt voor een optimale dienstverlening en communicatie tussen beiden.
  • Je coördineert het financiële betalingscircuit en bereid financiële dossiers of kerngegevens voor.
  • Je neemt een aantal administratieve taken op binnen de algemene werking van het algemeen secretariaat.

Profiel

• Je hebt een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring
• Je beschikt over een eerste relevante ervaring in een gelijkaardige functie
• Je beheerst MS Office. Kennis van Sharepoint en andere IT toepassingen is een grote troef
• Klantvriendelijkheid draag je hoog in het vaandel
• Je bent een geboren organisator, proactief en flexibel ingesteld qua taken
• Je bent uiteraard discreet en diplomatisch ingesteld
• Je hebt een vlotte pen en kan moeiteloos verschillende soorten documenten opstellen zoals informatiedocumenten, brieven, mails …
• Je kan je vinden in onze organisatiewaarden en werkt graag in team
• Je werkt in een flexibel uur-regime met occasioneel avond- en weekendwerk

Jobgerelateerde competenties

  • Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
  • Beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
  • Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
    Telefonische oproepen en bezoekers filteren
  • Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
  • Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, …)
  • Brieven, verslagen, nota’s, … opstellen en redigeren
  • Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
  • Professionele informatie en reglementering bijwerken
  • Documenten archiveren en klasseren
  • Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, …)

Persoonsgebonden competenties

  • Plannen en organiseren
  • Resultaatgerichtheid
  • Flexibiliteit
  • Klantgerichtheid

Aanbod

Een voltijds contract van onbepaalde duur.
Werken bij Samana is werken in een professionele omgeving en boeiende sector met een grote variatie aan projecten. De ongedwongen spirit zal je wellicht ook bevallen.

Binnen een gedreven team krijg je de opportuniteit om je ambities waar te maken. We investeren in persoonlijke ontwikkeling en bieden kansen aan nieuw talent. Je kan uiteraard rekenen op een aantrekkelijk salaris in overeenstemming met je ervaring aangevuld met maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering, glijdende werktijden…

Plaats tewerkstelling

CM (Christelijke Mutualiteit)
Haachtsesteenweg 579 1031 SCHAARBEEK
Selectieprocedure

Zin om aan de slag te gaan bij Samana?

Bezorg ons je motivatiebrief en curriculum vitae via deze link.

Voor inlichtingen omtrent de vacature kan je terecht bij Liesbeth Schotte, Medewerker Selectie, via liesbeth.schotte@cm.be.

Voor vragen specifiek over de jobinhoud kan je terecht bij Johan Tourne, Algemeen Directeur, via johan.tourne@samana.be.